Gemnova
SUCHEN

PARTNER
UNTERSTÜTZER

 
Leistungsorientierte Zeiterfassung in der Region Hansbergland
Betrachtet man die kommunale Ausgabenstruktur, so zeigt sich, dass in sämtlichen Leistungsbereichen die Personalaufwendungen einen Großteil der Gesamtausgaben ausmachen. Bisher ist es jedoch aufgrund einer fehlenden Zeiterfassung auf Leistungsebene nicht möglich, Aussagen über die Verwendung der Personalressourcen sowie in weiterer Folge über die Kosten bestimmter Leistungen zu machen. Obwohl einige Gemeinden bereits über ein EDV-gestütztes Zeiterfassungssystem verfügen, beschränken sich diese in den meisten Fällen auf die reine Aufzeichnung der Anwesenheitszeiten.

Funktionalitäten und Nutzen einer Zeiterfassung auf Leistungsebene
Erst durch eine leistungsbezogene Zeiterfassung, die die Aufteilung der täglichen Arbeitszeit auf die einzelnen Leistungen ermöglicht, ergeben sich folgende Funktionalitäten und Vorteile:
  • Zeiterfassung als Grundlage für eine leistungsorientierte Steuerung: die Aufteilung der Arbeitszeit auf einzelne Leistungen bildet die Grundlage für die Einführung einer leistungsorientierten Steuerung
  • Erstellung von projektbezogenen Aufwandsprognosen: bei einmaligen Projekten kann der tatsächliche Zeitaufwand oft nicht abgeschätzt werden. Durch die aus der Zeiterfassung erhaltenen Daten können in Zukunft genauere Prognosen hinsichtlich des Zeitaufwands und der anfallenden Kosten durchgeführt werden
  • Interne Leistungsverrechnung: die verursachungsgerechte Aufteilung der Arbeitszeit ermöglicht eine genaue interne Leistungsverrechnung
  • Ermittlung von Kooperationspotenzialen: im Rahmen von Gemeindekooperationsprojekten kann durch eine Zeiterfassung das Potenzial für Kooperationen in den einzelnen Aufgabenfeldern ermittelt werden
  • Mitarbeiterbezogene Arbeitszeitanalyse: verschiedene Auswertungsmöglichkeiten ermöglichen es auch dem einzelnen Mitarbeiter, die Verwendung „seiner“ Arbeitszeit zu analysieren
Die oben angeführten Punkte zeigen, dass die leistungsbezogene Zeiterfassung die Grundlage für jegliche Planung, Steuerung und Verrechnung der Personalressourcen bildet.

Aufbau des Systems

Die Basis für die Zeiterfassung bildet der Leistungsbaum, der sämtliche Leistungen einer Gemeinde abbildet. Dabei ist es notwendig, für jeden Mitarbeiter einen individuellen Leistungsbaum zu erstellen, um gemeinsam die Aufgaben zu definieren und die Akzeptanz für das Zeiterfassungsprojekt zu erhöhen. Diese Leistungen werden in eine eigens für die Erfassung angefertigte Datenbank eingespeist.

Nach erfolgreicher Einführung des Systems erfolgt die Zeiterfassung mittels Web-Applikation, die es dem Mitarbeiter ermöglicht, von jedem Rechner mit Internetzugang die Zeiterfassung durchzuführen. Die Daten werden zentral auf einem Server gespeichert, wobei natürlich sämtliche Richtlinien der Datensicherheit erfüllt werden.

Auf Basis der erstellten Datenbank werden Standardberichte für die einzelnen Mitarbeiter generiert. Zusätzlich können individuelle, je nach Interesse der Gemeinde gestaltete Auswertungen durchgeführt werden. Eine automatisierte Berichtszustellung ist dabei ebenso möglich, wie ein Export der Daten nach Excel o.ä.

Beispielbericht

Wachsende Akzeptanz der Mitarbeiter
Obwohl bei der Einführung des Zeiterfassungssystems die Mitarbeiter vom Nutzen des Projektes nicht überzeugt waren, ist die Akzeptanz mittlerweile sehr hoch! Viele Mitarbeiter Nutzen das System, um die Verwendung "Ihrer" Zeit zu analysieren und nachzuvollziehen, wofür wieviel Zeit benötigt wurde.

Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte:

Mag. Markus Bodemann oder Dr. Christian Mayr
Institut für Verwaltungsmanagement

 

Link zur GemNovaDL- Einkaufsplattform
GEMNOVA DienstleistungsGmbH
EIN PROJEKT VON
MIT UNTERSTÜTZUNG VON